Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Aanmeldlijst met gescheiden voorkeur voor informatie, beloning of financiële deelname’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Vraag per deelnemer naar zijn gekozen rol’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Na de eerste informatiebijeenkomst komt uit op 24 personen. Bij na de tweede bijeenkomst en bevestiging van voorkeuren staat 41 personen. Het verschil bedraagt 17 personen in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Aanmeldlijst met gescheiden voorkeur voor informatie, beloning of financiële deelname’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Vraag per deelnemer naar zijn gekozen rol’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Vraag per deelnemer naar zijn gekozen rol». Registreer bij «Na de eerste informatiebijeenkomst» de waarde 24 personen. Registreer 41 personen op een afzonderlijke regel voor «Na de tweede bijeenkomst en bevestiging van voorkeuren». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Aanmeldlijst met gescheiden voorkeur voor informatie, beloning of financiële deelname. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Tel dubbele aanmeldingen maar eenmaal’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Vraag per deelnemer naar zijn gekozen rol’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Vraag per deelnemer naar zijn gekozen rol’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over buurtbewoners willen meedenken over de opening. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
