Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Liquiditeitsplanning met werkelijk te verwachten ontvangstdata en factuurvoorwaarden’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Vraag de accountant de aannames te beoordelen’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Werk met de schriftelijke betaaltermijn en houd rekening met normale spreiding’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Maak een extra variant waarin enkele betalingen later binnenkomen en bespreek welke ruimte daarvoor nodig is’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Alle klanten betalen volgens het eerste oefenschema komt uit op 28.000 euro. Bij twee grotere facturen verschuiven naar maand twee staat 19.000 euro. Het verschil bedraagt 9.000 euro in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Vraag de accountant de aannames te beoordelen» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Alle klanten betalen volgens het eerste oefenschema», en wie kan uitleggen waarom bij «Twee grotere facturen verschuiven naar maand twee» een waarde van 19.000 euro wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Liquiditeitsplanning met werkelijk te verwachten ontvangstdata en factuurvoorwaarden. Noteer bij Vraag de accountant de aannames te beoordelen wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Plaats btw en overige lasten op de juiste data’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Vraag de accountant de aannames te beoordelen’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Vraag de accountant de aannames te beoordelen’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over omzet is geboekt maar nog niet ontvangen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
