Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Feitenoverzicht met oude en nieuwe mijlpalen, impact en nog onbekende punten’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Leg vast wanneer de volgende update volgt’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Stuur een korte feitelijke update met een aangewezen vervolgdatum en contactroute’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Organiseer aanvullend een gesprek met betrokken financiers als de wijziging invloed op afspraken kan hebben’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Eerste gewijzigde planning na leveringsbericht komt uit op 2 weken. Bij herziene planning na bevestiging van montage staat 4 weken. Het verschil bedraagt 2 weken in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Leg vast wanneer de volgende update volgt» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Eerste gewijzigde planning na leveringsbericht», en wie kan uitleggen waarom bij «Herziene planning na bevestiging van montage» een waarde van 4 weken wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Feitenoverzicht met oude en nieuwe mijlpalen, impact en nog onbekende punten. Noteer bij Leg vast wanneer de volgende update volgt wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer de bevestiging van de leverancier’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Leg vast wanneer de volgende update volgt’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Splits het benodigde bedrag, de beschikbare dekking en het moment waarop de middelen werkelijk inzetbaar zijn. Bij de vraag ‘Leg vast wanneer de volgende update volgt’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een update na een latere openingsdatum. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
